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大型污水处理厂项目采购管理研究
代智，秦睿乙，陈凡
（四川汇丰工程管理有限责任公司，四川 成都 610000）
摘 要：对于新建大型污水处理厂项目而言，采购成本占项目合同价款比重大，采购工作面临类别众多、技术性强、工作量大、范围面广等挑战，同时项目对采购对象的质量、价格及到货进度等均有严格要求，若其中任何一环出现问题，均可能影响整个项目的最终交付。因此，在大型污水处理厂新建项目中，构建合理的采购模式，优化采购流程，提升采购水平，将为降低投资成本、提高项目质量、保障项目进度起到极大的助力作用。本文以西南某污水处理厂新建项目为例，通过采购管理现状分析，对存在的问题逐一进行探讨，并提出对应措施。
关键词：污水处理厂；新建项目；采购管理
0 引言
污水处理厂作为大型公共、公益保障项目，其项目进度的按时交付、设施设备的稳定运行对保障民生起着重要的意义。优良的设计是项目建成投产后长期稳定运行的源头保障，而合理有序的采购是顺利将设计意图转化为实际的关键环节。对于大型污水处理厂新建项目而言，采购成本占项目合同价款比重大，面临采购类别多、技术性强、工作量大、范围面广等挑战，同时对采购对象的质量、价格及到货进度等均有严格要求，若其中一环出现问题，均可能影响整个项目的最终交付。因此，在大型污水处理厂新建项目中，采购管理占据了非常重要的地位。构建合理的采购模式，优化采购流程，提升采购水平，将为降低投资成本、提高项目质量、保障项目进度起到极大的助力作用。本文对新建污水处理厂项目的采购管理现状进行分析，对存在的问题进行探讨，并提出对应的改进措施。
1 研究步骤与方法
采购管理是工程项目管理的重要组成部分。本文将首先对大型污水处理厂新建项目采购管理现状进行分析，其次对发现的问题进行探讨，最后提出应对措施。工程项目采购管理体系涵盖了从用户需求的确定、设计、市场分析、采购计划制定、采购方式的确定、供应商确定、采购合同签订、系统安装调试及交付等各项工作。本文引入风险管理和过程控制的理念，对新建大型污水处理厂建设项目采购管理进行研究。
2 项目介绍及采购管理现状
本项目总规划用地面积为11万平米，为一座处理能力为 18.0 万 m3 /d 净水厂，总投资20亿。出水标准需达到《四川省岷江、沱江流域水污染物排放标准》（DB51/2311-2016） 规定执行的相关标准；尾气执行《城镇污水处理厂污染物排放标准》（GB18918-2002）中大气污染物排放的二级排放标准控制，该项目总平布局如图1所示。
本项目主要设施设备包括各类阀门、各种类型风机、泵搅设备、仪器仪表以及各类大型工艺专业设备。项目采购以公开招标模式为主。项目分两期建设，I期项目已完成采购，目前进入施工及调试状态，II期处于采购准备阶段。采购工作按照项目采购管理程序进行，但由于设施设备种类繁多、技术要求高、专业性强，且项目进度要求紧迫，以致采购工作面临巨大压力。通过已完成采购工作的成效，反映出项目采购管理体系及管理流程存在完善及优化提升空间。
图1 某大型污水处理厂总平面图
3 采购管理存在的问题
按项目进程，将整个采购过程划分为采购前准备阶段、采购实施阶段、采购后监督阶段三个阶段。
3.1 采购准备阶段
（1）部分用户需求不能完整准确地体现工艺的真正需求，以致采购的系统无法满足预期。待采购物品到现场后，在安装调试阶段才发现问题，此时基于项目进度、成本的压力，采取项目变更方式进行弥补解决。但由此也耗损了大量的沟通及协调成本。
（2）在优化设计过程中，出现了多版设计图纸。但设计文件的追溯性、设计变更的受控性、设计文件的有序性及文件的规范管理性有待提升。设计过程变更频繁，且设计稿由于多种因素而迟迟无法定夺，以致采购计划、采购对象单价认定、最高限价金额确定及相关采购工作也随之连锁变动。然而，最终项目目标却并未调整，因此上述过程为采购对象单价认定、最高限价金额确定等工作的准确性、及时性带来巨大挑战，采购工作的成本及进度面临较大风险。
（3）由于项目时间紧迫、关注度高，采购对象种类繁多、数量较大且要求各异。在大市场范围内，基于不同报价策略，各方对同类质量标准的拟采购对象报价差距较大。而准确进行单价认定是确保采购合理性的重要基础，因此高效地完成单价认定工作并保证价格的可靠性难度极大。
3.2 采购实施阶段
本项目采购模式主要采用公开招标模式，采购工作依法依规进行。采购实施阶段问题主要表现为采购合同管理有待提升。项目合同卷帙浩繁，部分采购合同在运输、技术援助等买卖双方义务及责任确定上存在表述不清的问题，特别是在当前可能受国际局势、地震、疫情等多因素影响情况下，责任划分及索赔相关条款未精准明细，缺乏可执行性，以致合同约束力不足，合同管理完善性有待提升。
3.3 采购后监督阶段
（1）深化设计及建造过程变更频繁，导致项目竣工时现场与设计不符，且变更的信息难以追溯，项目面临超概算风险。
（2）项目各阶段需要的技术文件、证明材料供应商无法及时提供，造成项目成本、质量、时间的损失。
（3）多方供应商工作交界面责任不清，工作相互推诿，甚至产生争议。如在自控系统网络搭建中，由于部分设施设备供应商未开放接口或双方遵循网络协议不一致，导致数据信息无法对接。编程系统整改及调试，严重影响项目进度，耗费资金。
（4）未进行系统化调试或未对调试进行体系化管理和督导，导致调试效果无法达到业主预期，造成问题遗留，试运行无法顺利开展，严重影响进度款按期支付。
4 应对措施
4.1 采购准备阶段
4.1.1 启用工艺风险评估，明确采购需求
项目的建设为实现工艺要求提供硬件条件，采购作为项目建设的重要环节，当以实现工艺要求为出发点。探明工艺需求，明确用户需求，是进行项目采购的第一步。启用工艺风险评估，从技术方面采取措施，有助于明确采购需求。因此，在编制用户需求之前可先完成工艺风险评估报告，工艺风险评估报告需包含目标工艺的所有信息，该文件应被审批并进行版本控制。
在执行工艺风险评估中，首先，对目标工艺信息进行全面收集和整理，收集的信息包括但不仅限于：工艺流程、工艺步骤和操作、所有的主线及直线工艺参数设定值及其容差范围、项目需达到的量标准及质量属性。其次，在掌握全面的工艺信息的基础上，可采用失败模式评估法，对工艺进行缺陷分析。缺陷分析主要对象可涵盖工艺流程是否合理、工艺步骤是否完整准确、工艺参数是否出现缺失、工艺参数的设定值是否确定、工艺参数的容差是否完整准确、工艺中是否出现缺失质量标准的情况等内容，以确定工艺设计的不确定和不完整，已达到完善工艺的目的。再其次，在工艺风险分析过程中，可通过技术交流、现场考察等形式，尽量充分了解市场新工艺、新技术、新材料、新动向。通过分析和评估，对工艺实现方式进行优化和调整，确定工艺实现方式策略。 最后，形成充分的用户需求文件，为项目设施设备及相关货物的招标采购提供依据。
4.1.2 优化设计管理体系，引入增强型设计审核（EDR）制度
管理大师约瑟夫·朱兰提出质量源于设计（QBD，Quality by Design）[1]。实则项目设计阶段不仅仅影响质量，对成本和进度也有巨大的影响。良好的设计管理体系能有效保证设计工作按照既定的流程和规范有序推进，在设计过程中被适当的人员进行审核可保持设计工作具有高度的可追溯性。为实现以上目标，可采取下列措施：
第一，加强设计流程管理。应建立项目管理程序规定设计的一般流程（概念设计、初步设计、详细设计等），并根据系统的不同特点规定流程中应执行的内容和遵循的规则。
第二，提升设计文件管理。对所有设计文件进行数据库管理，包括但不仅限于：设计文件编号系统、设计文件数据库、设计文件版本或文件历史追溯系统、纸质文件和电子文件良好归档。
第三，规范设计变更管理。应具备一套完整的程序，对从变更发起到变更结束的整个相关活动进行管理。
第四，引入增强型设计审核（EDR, Enhanced Design Review）方法。EDR是一种文件化系统化的，在项目恰当阶段进行的以检查设计内容是否符合用户需求和法规以及设计流程是否符合既定程序的审核活动[2]。它与一般设计审核不同，高级设计审核在审核之前应制定详细的审核方案，确定审核的方法和内容并得到签批后按照方案逐条进行审核，审核完毕后出具详细的审核报告。
4.1.3 采用统计学方法，提升价格认定的可靠性
采用科学统计方法，有助于高效地完成拟采购对象的单价认定，并提升认定价格的可靠性。置信区间的概念由原籍波兰的美国统计学家耶日·奈曼提出。在统计实践中，将一个概率样本的置信区间（Confidence interval，CI）定义为对产生该样本的总体的参数分布（Parametric Distribution）中的某一个未知参数值，以区间形式给出的估计[3]。以样本为基础，采用95%置信区间（95% Confidence Interval; 95%CI）法，求出估算范围，最终让单价认定估计点落在95%CI范围内，这有利于提升估计的精确度。
此处以采购潜污泵（Q=50m3/h，H=15.0m，N轴=4.7kW，N额定=5.5kW）、双法兰松套限位补偿接头 DN350为例，进行计算分析。对于每个采购设备，在同类或同等级别的前提下，分别从厂家报价、同类项目参考两个渠道分别获得价格信息，每个渠道分别获取5个数据，共计10个。具体数据如下表1所示。
表1 价格比对表
对于潜污泵及双法兰松套限位补偿接头分别以各自10个价格数据信息为样本进行计算。首先，进行异常数据检测，经检测未存在异常数据，无数据需剔除。其次，进行95%置信区间计算。最后，通过计算，潜污泵（Q=50m3/h，H=15.0m，N轴=4.7kW，N额定=5.5kW）计算结果如图2所示，双法兰松套限位补偿接头 DN350计算结果如图3所示。
图2 潜污泵单价信息汇总报告
图3 双法兰松套限位补偿接头单价信息汇总报告
通过计算结果可知，采购潜污泵（Q=50m3/h，H=15.0m，N轴=4.7kW，N额定=5.5kW）的95%置信区间为（30633，49576）,双法兰松套限位补偿接头 DN350的95%置信区间为（2390，4378）。在明确95%置信区间基础上，基于趋势分析、因素分析及综合分析等多种方法运用，可最大限度地提升采购对象单价认定准确性及可靠性。
4.2 采购实施阶段
在采购实施阶段要加强合同管理，尽力避免工程建设实施过程中的争议
合同管理是项目管理的重要组成部分。根据《机电产品国际招标标准招标文件（试行）》的规定，机电设备的招标范围除了交付约定的机组设备外，还包括“伴随服务”。伴随服务是根据合同规定卖方承担与供货有关的辅助服务，如运输、保险、安装、调试、提供技术援助、培训和合同中规定卖方应承担的义务。从上述规定可知，一次招标采购对象可涵盖机组设备，也应涵盖与之相关的伴随服务[4]。而以合同形式进行明确规定是实现伴随服务的核心途径及基础保障。
加强合同审核力度，确保合同完善度和准确度，有助于提升合同管理。在设施设备采购合同中，除交付约定的机组设备外，还应根据项目实际情况，涵盖实施或监督所供货物的现场组装和试运行；提供货物组长和维修所需要的工具；在双方商定的一定期限内对所供货物实施运行或监督或维护或修订，但该服务并不能免除卖方在合同保证期内所承担的义务；在项目现场或卖方厂家就所供货物的组装、试运行、运行、维护或修理对买方人员进行培训等内容。
伴随服务的约定可以以合同专用条款形式出现，将履行符合约定要求的伴随服务的报价或双方商定的费用明确，如果卖方提供的伴随服务费用未包含在货物合同中，双方也应事先就此达成书面协议，但其费用单价不应超过卖方向其他买方提供类似服务所收取的现行单价[5]。
同时，在签订合同阶段，也应该基于对市场环境的信息，特别是对于供货周期照常的合同，应考虑可能受国际局势、政策变化、地震及疫情不可抗力等多因素影响情况，加大索赔相关条款的重视程度及审核力度，提升合同约束力，最大程度推动项目顺利进行。
4.3 采购后监督阶段
4.3.1 严格执行项目变更控制及偏差管理，保障项目有序开展
项目在建设过程中发生变更和不符合性是不可避免的，但对变更和不符合性进行严格管理是项目有序开展的重要前提之一。变更的失控可能导致整个项目陷入混乱之中，造成项目进度的严重延误和资源的巨大浪费；不符合性的失控将建造缺陷遗留到调试甚至试运行阶段，当发现时原微小的缺陷可能发展成为影响项目进度、质量和造价的关键环节。
项目变更控制体系应涵盖变更发起、变更影响评估及后续行动确定、变更审批、变更追踪的整个变更流程。每一个环节均需明确项目各方的职责。变更控制流程中变更影响评估及后续行动确定这一步骤非常重要，它是综合性地对变更实施后对质量、成本、进度等各方面的影响程度进行技术评价的活动，也是变更执行与否的技术依据。若基于风险评估，变更可能对质量、成本、进度等主要方面产生有关键性影响，还应制定相应的后续行动来消除影响对项目要素的负面影响。执行变更控制的团队应来自于各参建单位，包括但不仅限于施工方、供应商、设计方、管理方、监理方、业主方等。变更实施过程文件应由专人进行管理。应建立变更管理数据库保证变更的可追溯性。
项目偏差管理体系应涵盖偏差发现、偏差调查、偏差分析及影响评估、偏差是否可接受判定、后续行动确定流程。无论施工方、供应商、设计方、管理方、监理商、业主方，还是咨询服务方，均可成为偏差发现的第一责任人。当发现偏差时，需及时按偏差管理程序进行申报，由相关人员进行偏差调查、偏差分析及影响评估。以质量为核心，在合法合规的前提下，综合项目成本、进度等多方因素考量，判定偏差带来的风险是否可接受。对于不可接受风险，必须采取相应整改措施，并对项目相关事项进行关联调整；对于可接受风险，也需有明确而详细的文件化评估文件。
4.3.2 明确文件移交清单，定期跟进文件进度
文件是质量评价和进度付款的重要证据，过程文件也是项目工作的有力证明，技术文件也是项目成果的准确呈现之一。供应商不仅是采购货物的建造方，更是相关技术文件的提供方和测试实施方，供应商是否良好的履行自身职责，及时提供证明文件，将严重影响项目进程。随着项目精细化管理要求的不断提升，价款支付、项目认证及移交节点对文件化的要求也更细更全。
因此，可采取将在项目各阶段供应商应提供的文件应编制出详细的清单放入合同或各个分项项目管理计划中。在项目前期，基于充分沟通和协调，明确供应商需提供的技术文件清单、提供时间节点、文件内容要求、语言要求、审核及签批流程等，有助于降低后续项目执行过程沟通及协调成本，可为项目的质量、进度和成本控制保驾护航起到助力作用。
4.3.3 明确各方责任边界，建立握手协议制度
在大型项目建设中，采购项目繁多，供应商也众多，多方供应商同时协调情况不可避免，供应商之间工作面交接频繁。为了避免各交界面责任不清，工作相互推诿问题，在项目采购阶段划明各方责任范围，清晰地呈现工作交接线是保障后续工作的基础保证。
首先，在工作界限的划分以及责任落实过程中，因采购工作并非同时完成，可能由于招投标先后顺序的不同，因此容易出现边界工作遗漏问题。为有效解决该问题，可逐个在招投标及采购范围明确后，对图纸进行累加边界划定，以清扫遗漏的角落，同时也可确定是否出现工作划分重复的情况。根据边界划分清理情况，及时进行招投标范围修订。
其次，对于搭建自动化集成系统平台需相关各方设施设备供应商开放信息接口并实现数据信息互通情况，需尽早确定自动化集成系统构架及集成策略，在用户需求、招标文件中罗列明确，并明确写入合同。为避免合同执行过程中的争议，对于开放接口数量、开放形式、开放信息的程度也应一并达成一致。
最后，为提升多方供应商协作效率，可推行友好握手协议制度。将供应商从单纯的被管理属性，升华为合作属性。项目成败不仅直接关系建设方利益，也对所有项目参与方的业绩、声誉及口碑产生重要影响。在项目执行中，将问题防范于未然是首选，但当问题出现时，相关各方唯有同舟共济，及时协商并快速妥善解决问题，最大程度减少各方损失，方为正道。
4.3.4 提升调试及试运行管理体系，达成项目预期
调试是一项有计划的文件化的对工程项目中所有系统进行从单体到系统的调整和测试的复杂活动,旨在确保所有系统的各项功能和性能符合设计要求及用户需求[6]。由于调试阶段设施设备所有权依然处于供应方，因此通常调试阶段是发现系统问题最多的阶段，也是解决系统问题的最好时机。调试活动是测试和评价项目质量的终结性活动，也是项目进度及进度款支付的重要节点。良好的调试管理体系的建立和执行非常重要，它直接保障调试的执行程度和质量水平。
在调试启动之前应制定调试主计划。不同于一般的时间计划,调试主计划不仅是体现调试时间安排的文件,它还应包括项目调试的工作范围、实施流程、调试策略、参与各方及其相应责任、资源配备要求、文件管理、变更及偏差管理等相关内容。调试主计划作为统领整个调试活动的纲领性文件，它必须在执行前被充分的审核并得到相关各方的签批。
调试流程应先进行单体调试，再开展系统调试，按照从静态检查到动态测试的逻辑实施。常规流程包括预调试、静态检查、单项功能测试、系统化功能测试。由于项目中各种系统在调试过程中存在互为前提条件的现象，因此调试过程可按照先支持性系统再往核心功能性系统推进的顺序进行。每一个系统调试都应编制调试方案，并在实施前得到签批。在调试完成后应编制调试报告，调试报告必须得到业主的签字认可后调试工作才能结束。调试方案和调试报告应有统一的编号规定，应使用数据库进行跟踪管理。
在完成调试工作后，建设方应及时创造条件开展试运行。试运行工作依然需要编制试运行方案，明确试运行策略，方案应该获批后执行。在试运行阶段发现的任何问题，应及时反馈予供应商，双方共同协商解决。调试及试运行是进度款支付、项目移交的关键环节，在该阶段严加把关，积极协调，对早日实现项目目标具有重要意义。
5 结语
作为民生保障工程，大型污水处理厂新建项目备受关注。本文以大型新建污水处理厂项目采购管理为例，针对采购工作存在的问题，逐一探讨应对措施。将项目采购按时间顺序分为采购准备、实施及监督三个阶段。基于风险管理及过程管理理念，创新性地引入了工艺风险评估、增强型设计审核（EDR）方式，尝试性地将统计学方法运用到单价认定中，重点对项目过程中与采购相关的设计管理、变更管理、偏差管理、调试及试生产管理体系进行优化和完善，以期通过多种方式的运用有效解决项目采购问题，达到构建合理的采购模式、优化采购流程、提升采购水平的目的，为降低投资成本、提高项目质量、保障项目进度起到积极作用，为同类项目提供参考和借鉴的途径。
参考文献：
[1][美] 约瑟夫.M.朱兰等.朱兰质量手册（第五版）.焦叔斌等译.中国人民大学出版社. 2003年12月
[2]International Society of Pharmaceutical Engineer. Pharmaceutical Engineering Guide for New and Renovated Facilities: Volume 5 commissioning and Qualification. First Edition/March 2001.
[3]应用统计学，卢冶飞、孙忠宝， 清华大学出版社，2012年3月
[4]机电产品国际招标标准招标文件（试行）,商务部对外贸易司编 ,2014 年 4 月
[5]建设工程合同管理，中国建设监理协会编，中国建筑工业出版社，2020年5月
[6]废水处理工程技术手册，刘兴春，化学工业出版社，2021年3月
